Od 1. januara 2024. godine, sve firme su dužne da čuvaju svoju dokumentaciju isključivo elektronskim putem. Ova nova praksa neće obuhvatiti dokumenta koja su već ranije dostavljena državnim institucijama elektronskim putem, poput faktura, poreskih prijava ili finansijskih izveštaja.
Pošto većina kompanija i nema druga dokumenta osim onih koje elektronski šalju državnim institucijama i organizacijama – neće imati dodatnu obavezu počev od Nove godine, a i dalje će morati da čuvaju dokumenta u papiru za arhivsku knjigu (ugovore, račune, bolnice na primer, istoriju bolesti).
Konkretno, prema Uredbi o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku, preduzeća neće imati obavezu da čuvaju dokumentarni materijal u elektronskom obliku ukoliko se taj materijal već čuva kod nekog državnog organa.
Ipak, ova obaveza ne zamenjuje arhivsku knjigu, gde firme i dalje trebaju čuvati dokumenta u papiru kao što su ugovori, računi i istorija bolesti. Takođe, za elektronsko čuvanje, preporučeni formati su PDF/A, PDF/E, UTF-8, TIFF, JPEG, PNG, JPEG2000, SVG.
Iako se ovi propisi odnose na državne organe, privatni sektor će moći izabrati softversko rešenje koje najbolje odgovara njihovom poslovanju. Javni sektor već ima platformu eArhiv, dok privatnom sektoru nije predviđeno korišćenje ove platforme.
Dok firme i dalje održavaju arhivsku knjigu u papiru, elektronsko arhiviranje obuhvata sam čin klasifikacije, razvrstavanja, pouzdanog čuvanja i pristupa elektronski nastalim dokumentima.
