Dokumentacija koja je fizički potrebna da se nalazi u poslovnom prostoru neke kompanije razlikuje se od delatnosti do delatnosti. Bilo da se lokacija nalazi u stanu vlasnika firme ili u namenskom poslovnom prostoru, ipak su neke stvari neophodne i zajedničke gotovo svim preduzećima.
„Naravno, prvo i osnovno, mora se vidno istaći o kom pravnom licu se radi, što znači naziv, PIB i matični broj firme. Kada poželimo da zakucamo na vrata preduzeća, tu, takođe, treba da bude jasno istaknuto i radno vreme. To jeste interna stvar, nigde je ne prijavljujemo, ali služi našim krajnjim kupcima kako bi znali kada nas mogu naći u našim prostorijama, pa čak i sama inspekcija“, objašnjava za Biznis.rs poreski savetnik Dušan Roglić.
Kako je dodao, kada se otvore vrata firme, u nekom registratoru ili fascikli, potrebno je imati ličnu kartu firme, odnosno rešenje iz Agencije za privredne registre (APR), potvrdu o PIB i ostalim poreskim rešenjima.
„Za većinu preduzeća koja uglavnom rade uslugu, tu se priča, nažalost, završava. Nemaju dovoljno znanja da je ovo tek početak, pa kada se pojavi kontrola, nisu upoznati šta treba tada učiniti. Kako ne bi vlasnici biznisa strahovali od inspekcije, bilo da delatnosti obavljaju u sopstvenom ili iznajmljenom prostoru, neophodno je da poseduju ugovor o zakupu ili ustupanju prostora. Onaj deo prostora koji je iznajmljen ili ustupljen, treba da ima znak zabrane pušenja, ukoliko nije drugačije definisano zakonom. Prateći dokument uz ovo jeste kontrolnik zabrane pušenja, gde se vlasnik uglavnom postavlja za odgovorno lice o sprovođenju zabrane pušenja. Kazna za ovo nepoštovanje propisa je od 5.000 do 50.000 dinara“, ističe naš sagovornik.
Na ulazu u objekat mora se vidno istaći:
– poslovno ime, odnosno naziv ili skraćeno poslovno ime, onako kako stoji u rešenju APR, skraćen naziv se može koristiti samo ako je i upisan kod APR, sa nazivom eventualne poslovne jedinice (kod privrednih društava), poslovno ime kod preduzetnika uvek sadrži ime i prezime preduzetnika te registrovanu reč “preduzetnik” ili oznaku “pr”,
– osnovne podatke o objektu, a naročito vrstu trgovinskog formata u skladu sa propisanom klasifikacijom (Pravilnik o klasifikaciji trgovinskih formata, “Službeni glasnik RS“, broj 47/2011);
– radno vreme – pridržavati ga se, po potrebi menjati, posebno istaći da li se radi nedeljom i državnim praznicima i koje radno vreme je u tim slučajevima, u slučaju vanrednih promena ili prekida rada istaći izmene pre prestanka obavljanja trgovine;
– znak zabrane pušenja – istaći na svim ulaznim vratima – možete ga preuzeti sa stranice Obrasci;
2. U objektu se mora imati:
– rešenje o registraciji iz APR sa svim izmenama, kopija,
– obaveštenje o načinu i mestu prijema reklamacija – možete ga preuzeti sa stranice
Obrasci
– znak zabrane pušenja – istaći na vidnim mestima u objektu – možete ga preuzeti sa stranice Obrasci
– posebna oznaka “Zabranjena prodaja cigareta i drugih duvanskih proizvoda maloletnim licima” ima oblik pravougaonika, veličine najmanje 210 x 300 mm, propisanog sadržaja, u boji – obavezu isticanja imaju samo trgovci na malo duvanskim proizvodima – istaći na vidnom mestu objekta (na zidu, pored kase, na kasi, na prodajnom pultu i sl.), odnosno na svakom hjumidoru;
– sistematizacija radnih mesta – kopija, kada u (celokupnoj) firmi ima više od 10 zapolsenih,
– pravilnik o bezbednosti i zdravlju na radu,
– akt o proceni rizika bezbednosti i zdravlja na radu,
– protivpožarni aparat – sa atestima,
– prva pomoć – kutija,
– baždareni merni uređaji – dokaz, u zakonskim rokovima;
3. Za svakog zaposlenog se mora imati:
– ugovor o radu ili drugi ugovor o radnom angažovanju, obostrano potpisan,
– potvrda o podnetoj prijavi na obavezno socijalno osiguranje (M-A),
– sanitarna knjižica i uverenje o položenom ispitu o osnovnim znanjima o higijeni namirnica i o ličnoj higijeni, tzv. sanitarni minum – u objektima gde je to obavezno (prehrana i sl.),
– dokaz o ispunjavanju uslova za zapošljavanje stranca, ako je zaposleni stranac;
4. Za trgovačku robu u objektu se mora imati:
– dokumentacija o izvršenoj nabavci (popis robe sa 01.01. tekuće godine, račun, otpremnica dobavljača, dostavnica, prijemnica),
– kalkulacija prodajne cene – potpisana i overena,
– nivelacija prodajnih cena – potpisana i overena,
– nalog za uplatu dnevnog pazara (uplatnica) – dnevno, sa overom banke o prijemu,
– knjiga evidencije prometa i usluga – obrazac KEPU – dnevno ažurna, potpisana i overena,
– podatke o kupcu i roku rezervacije – za rezervisanu robu;
5. Uz trgovačku robu u objektu se mora imati:
– maloprodajna cena– istaknuta,
– deklaracija proizvođača ili uvoznika na svakom pojedinačnom artiklu,
– garantni list – za tehničku robu, popunjen, osim datuma prodaje,
6. Za komisionu robu u objektu se mora imati:
– ugovor (pojedinačni ili okvirni) sa svakim komitentom (dobavljačem),
– dokumenat o nabavci– obrazac KR, popis robe sa 01.01. tekuće godine,
– evidencija isplaćene i vraćene robe– obrazac KR-1,
– dnevni izveštaj o prijemu robe na komisionu prodaju od komitenata fizičkih lica – obrazac KRI,
– dnevni izveštaj isplaćene i vraćene robe komitenatima– fizičkim licima
– obrazac KRI-1,
– knjiga evidencije prometa i usluga – obrazac KEPU,
Ako se u istom maloprodajnom objektu prodaje i trgovačka i komisiona roba, moraju se voditi dve KEPU knjige, jedna za trgovačku, a druga za komisionu robu.
– podatke o kupcu i roku rezervacije – za rezervisanu robu;
7. Uz komisionu robu u objektu se mora imati:
– maloprodajna cena sa upisanim rednim brojem iz KEPU – istaknuta;
8. Uz fiskalnu kasu se mora imati:
– rešenje o fiskalizaciji kase koje je donela Poreska uprava, original,
– servisna knjižica, uredno popunjena od strane ovlašćenog servisera, sa tehničkim pregledom ne starijim od 365 dana, original,
– obaveštenje o obavezi izdavanja fiskalnog računa – obrazac OB – vidno istaknuto, možete ga preuzeti sa stranice Obrasci
– nalepnica »Uzmite račun« – obrazac OBMF – vidno istaknuta, možete je preuzeti sa stranice Obrasci
– nalozi za ispravku – obrazac NI – blok, kupuje se u knjižari, ispravka se vrši samo na osnovu originalnog fiskalnog isečka, odnosno fiskalnog računa, popunjavanjem posebnog obrasca NI za svaki fiskalni isečak, odnosno fiskalni račun na osnovu kojeg se vrši ispravka. Ako je pojedinačna vrednost ili ukupna vrednost dobara koja se vraćaju ili reklamiraju veća od 500 dinara, u obrazac NI se obavezno upisuje štampanim slovima ime i prezime kupca, njegov JMBG, a kupac je dužan da se svojeručno potpiše, u protivnom je obrazac nevažeći,
– fiskalni račun – obrazac FR – blok numerisanih računa, kupuje se u knjižari, može se izdavati samo u slučaju neispravnosti fiskalne kase (neispravnost mora biti upisana i overena od strane servisera u servisnoj knjižici), u slučaju oduzimanja fiskalne kase od strane Poreske uprave, krađe, uništenja i oštećenja fiskalne kase, i to samo u slučaju da u objektu nema druge ispravne fiskalne kase, a ako u objektu postoji druga ispravna fiskalna kasa sav promet se mora evidentirati preko nje, tj. ne smeju se izdavati fiskalni računi. Kada prestanu razlozi zbog kojih su izdavani fiskalni računi i nastavi se rad sa fiskalnom kasom, do tada izdavani fiskalni računi ne trebaju se i ne smeju se »ukucati u kasu«,
– evidencija o blokovima fiskalnih računa izdatim u upotrebu – obrazac EFRU – blok, kupuje se u knjižari,
– dnevni izveštaj – formiran i odštampan iz fiskalne kase, jednom dnevno, na kraju rada,
– periodični izveštaj – formiran i odštampan iz fiskalne kase, na kraju svakog poreskog perioda – kod obveznika mesečnog PDV-a na kraju meseca, posle dnevnog izveštaja poslednjeg radnog dana u mesecu; kod obveznika tromesečnog PDV-a na kraju tromesečja, posle dnevnog izveštaja poslednjeg radnog dana u tromesečju; a ako obveznik nije u PDV-u onda posle dnevnog izveštaja poslednjeg radnog dana u godini,
– kontrolana traka na kojoj se, istovremeno sa štampanjem fiskalnih dokumenata, štampa i njihov kompletan sadržaj,
– knjiga dnevnih izveštaja – obrazac EDI – kupuje se u knjižari, sastoji se od najmanje 12 listova, podaci u knjigu se unose na kraju radnog vremena, hronološki se uz nju ulažu odštampani dnevni izveštaji za svaki radni dan u mesecu, sastavljeni obrasci NI kojima je obavezno priložen fiskalni isečak, odnosno fiskalni račun na osnovu kojeg je ispravka vrešena, izadati fiskalni računi na obrascu FR i izdati računi za bezgotovinsko plaćanje,
– priključen terminal za daljinsko očitavanje svih dnevnih izveštaja, u vreme rada fiskalne kase mora se držati priključen na fiskalnu kasu preko njenog interfejsa – osim kod fiskalnih kasa preko kojih se vrši evidentiranje prometa na pijačnim tezgama i fiskalnih kasa preko kojih se vrši evidentiranje prometa u okviru obavljanja delatnosti koje zahtevaju čestu promenu mesta prodaje dobara, odnosno pružanja usluga,
– omogućeno plaćanje putem platnih kartica – obavezu nemaju preduzetnici (radnje), a imaju je samo pravna lica (preduzeća) i to samo ona koja prodaju dobra na malo, odnosno pružaju usluge fizičkim licima u okviru delatnosti: 50300 – Prodaja delova i pribora za motorna vozila, 50500 – Trgovina na malo motornim gorivima, 521 – Trgovina na malo u nespecijalizovanim prodavnicama, 522 – Trgovina n a malo hranom, pićima i duvanom u specijalizovanim prodavnicama, 524 – Ostala trgovina na malo novim proizvodima u specijalizovanim prodavnicama, 55110 – Hoteli i moteli, s restoranom, 55120 – Hoteli i moteli, bez restorana, 55300 – Restorani, 55400 – Barovi i 70310 – Agencije za nekretnine,
– obratiti pažnju na tačnost datuma i vremena na kasi, izvršiti usklađivanje vremena (sati/minuta) kod promene (letnje/zimsko),
– na kraju kalendarske godine utvrditi da li, eventualno, zbog neispravnosti fiskalne kase nije evidentiran promet preko fiskalne kase duže od 15 radnih dana (videti podatke u servisnoj knjižici i podatke na izdavanim fiskalnim računima) u kojem slučaju se mora instalisati nova fiskalna kasa, osim ako u objektu već ima druga fiskalna kasa;
9. Rokovi čuvanja dokumentacije i knjiga:
– najmanje pet godina čuva se sva dokumentacija na osnovu koje je vršeno knjiženje u trgovačkoj, odnosno KEPU knjizi, a najmanje deset godina, po isteku godine, čuva se trgovačka, odnosno KEPU knjiga,
– najmanje tri godine, po isteku godine, čuvaju se: izdati fiskalni računi, nalozi za ispravku sa priloženim fiskalnim isečkom, odnosno fiskalnim računom koji je ispravljan, kontrolne trake, dnevni i periodični izveštaji te knjige dnevnih izveštaja.
